Immer wieder kommt es während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses zu dem Wunsch des Arbeitnehmers, sich weiter fortzubilden und so seine Karrierechancen zu steigern. 

Oft wollen sich Arbeitgeber an den Kosten der Fortbildung beteiligen, weil der Zuwachs an Know-how auch für den Arbeitgeber von Vorteil ist. Hierbei kann der Arbeitgeber entweder die reinen Kosten der Fortbildung übernehmen oder darüber hinaus den Arbeitnehmer im bestimmten Umfang freistellen, Reise- und Übernachtungskosten übernehmen sowie Prüfungsgebühren.

Da sich solche Kosten dann schnell zu hohen Beträgen aufsummieren, hat der Arbeitgeber ein Interesse am Abschluss einer Fortbildungsvereinbarung. Ziel hierbei ist es, dass vertraglich festgehalten wird, wie hoch die Fortbildungskosten sind, die der Arbeitgeber übernimmt und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitnehmer diese Kosten zurückzahlen muss.

Zulässige Anknüpfungspunkte für die Rückzahlungsverpflichtung sind:

  • Das Nichterreichen des Fortbildungsziels
  • Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund eigener Kündigung durch den Arbeitnehmer (der Grund für die Eigenkündigung ist beachtlich).

Unzulässige Anknüpfungspunkte für die Rückzahlungsverpflichtung liegen vor:

  • Bei betriebsbedingter oder personenbedingter Kündigung
  • Bei grundloser Kündigung des Arbeitgebers
  • Fehlens einer Differenzierung der Beendigungsgründe
  • Kündigungsgrund liegt in der Sphäre des Arbeitgebers
  • Unverschuldete Krankheit des Arbeitnehmers

In den vergangenen Jahren gab es zu dieser Thematik viele Urteile, die die Anforderungen an den Inhalt einer solchen Fortbildungsvereinbarung sehr hoch setzen.

Höhe der Rückzahlungsverpflichtung

Es muss für den Arbeitnehmer ersichtlich sein, wie hoch die Rückzahlungskosten im Falle eines vorzeitigen Ausscheidens sind bzw. nach Beendigung der Fortbildung. 

Dies allein stellt schon hohe Anforderungen an die Vereinbarung. Bei vielen Rückzahlungsvereinbarungen ist nicht ersichtlich, welcher Betrag zurückzuzahlen ist, wenn die Fortbildung zwischenzeitlich abgebrochen wird. Dies muss aber zwingend ersichtlich sein. 

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Höhe der Rückzahlungskosten so genau wie möglich darzustellen. Hier sind von dem Arbeitgeber Kosten der Fortbildung, Lohn- und Lohnnebenkosten für Freistellungszeiträume, Fahrkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten etc. anzugeben.

Der Arbeitnehmer muss vorab ersehen können, welchen eventuellen Kosten auf ihn zukommen und welchem „Risiko“ er sich aussetzt. 

Häufig fehlen in solchen Vereinbarungen genau Zahlen. Wenn es dem Arbeitnehmer nicht möglich ist die Höhe der Kosten auszurechnen, dann ist die gesamt Rückzahlungsvereinbarung unwirksam.

Bindungsdauer 

Weiterhin darf nicht zu jedem Zeitpunkt nach Vollendung der Fortbildung der Gesamtbetrag zurückgefordert werden. Die Fortbildungsvereinbarungen sind fast immer mit einer Bindungsklausel versehen, wonach sich der Arbeitnehmer verpflichtet eine bestimmte Dauer nach der Fortbildung beim Arbeitgeber zu bleiben. 

Für den Fall des früheren Ausscheidens vor ableisten des vereinbarten Bindungszeitraums, dürfen die Fortbildungskosten nicht insgesamt zurückgefordert werden, sondern müssen sich z. B. monatlich vermindern.

Beispiel

Bei einer Bindungsdauer von 36 Monaten verringert sich der Rückzahlungsanspruch um 1/36 pro Monat des Fortbestands des Arbeitsverhältnisses nach Abschluss der Fortbildung. Mit Ablauf von 3 Jahren (36 Monaten) ist die Höhe des Rückzahlungsanspruches „0“.

Zu beachten ist hierbei jedoch insbesondere, dass nicht bei jeder Fortbildung eine so lange Bindungsdauer vereinbart werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat hier in einer Vielzahl von Urteilen ungefähre Richtlinien aufgestellt, die unbedingt zu beachten sind. 

Wenn die Fortbildungsvereinbarung fehlerhaft ist und einen der oben angeführten unzulässigen Anknüpfungspunkte oder eine zu lange Bindungsdauer beinhaltet, so sind die Fortbildungsvereinbarung und die beinhaltete Rückzahlungsverpflichtung unwirksam und hinfällig.

Ungefähre Anhaltspunkte bieten hier Urteile des Bundesarbeitsgericht (z. B. BAG, 18.03.2014 – 9 AZR 545/12), wonach die Vorteile der Fortbildung in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer der Bindung stehen sollen. 

Fortbildungsdauer
Bindungsdauer
bis zu 1 Monat
bis zu 6 Monaten
bis zu 2 Monaten
bis zu 12 Monaten
bis zu 4 Monaten
bis zu 24 Monaten
6 bis 12 Monate
bis zu 36 Monaten
mehr als 24 Monate
bis zu 60 Monaten

Hierbei ist natürlich darauf zu achten, dass obige Tabelle nur Richtwerte enthält und es zu einzelfallbezogenen Abweichungen kommen kann (BAG 14.01.2009 – 3 AZR 900/17). 

Mit fortschreitender Bindungsdauer muss auch eine Verringerung der Rückzahlungsverpflichtung einhergehen. Es stellt eine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers dar, wenn nach erfolgreichem Abschluss der Fortbildung bei Ausscheiden innerhalb der Bindungsdauer jederzeit den vollen Betrag zurückzahlen müsste.

Deswegen hat sich eine ratierliche Reduzierung der Rückzahlungsverpflichtung fast überall durchgesetzt. Der Gesamtbetrag verringert sich z. B. pro Monat um einen Bruchteil oder einen Prozentsatz. 

Beendigungsgrund

Die Rückzahlungsvereinbarung darf nicht pauschal mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und dem Ausscheiden des Arbeitnehmers verknüpft werden, sondern muss zwischen den Kündigungsgründen differenzieren.

Der Grund der Beendigung muss der Sphäre des Arbeitnehmers entstammen, denn der Arbeitnehmer muss es selbst in der Hand haben, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungspflicht zu entgehen (BAG, 13.12.2011 – 3 AZR 791/09; 21.08.2012 – 3 AZR 698/19; 28.05.2013 – 3 AZR 103/12).

Eine Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer, kann beispielsweise auf einem vertragswidrigen Verhalten des Arbeitgebers beruhen (z. B. Anstiftung zur Straftat, Nichtzahlung des Gehaltes).

Fazit

Bei Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklausel lohnt sich eine Prüfung der Vereinbarung in vielen Fällen. Inzwischen achten Arbeitgeber meist auf die Angemessenheit von Fortbildungsdauer (-relevanz) und Bindungsdauer. 

Der Teufel steckt jedoch oft im Detail und nur das Weglassen von zu erstattenden Kosten oder die Intransparenz bei den Beendigungsgründen, führen zur sofortigen Unwirksamkeit der gesamten Rückzahlungsvereinbarung.

Da es sich hier meist nicht nur um geringe Beträge handelt, sollten solche Vereinbarungen daher von einem versierten Fachmann geprüft werden.