Remote-Arbeit hat die Arbeitswelt revolutioniert – deutsche Unternehmen können global Talente gewinnen und Kosten senken. Mitarbeiter sind zufrieden und dankbar für die möglichen „Workations“. Doch die rechtlichen Hürden bei grenzüberschreitender Remote-Arbeit sind erheblich: Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Einwanderung und Datenschutz stellen komplexe Herausforderungen dar. Dieser Beitrag beleuchtet die größten Risiken und bietet praxiserprobte Lösungen, um 2025 rechtssicher zu agieren.

Steuerliche Fallstricke: Doppelbesteuerung und Betriebsstätte

Arbeiten Mitarbeiter aus dem Ausland remote, können sie dort steuerpflichtig werden. Die 183-Tage-Regel in Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) schützt: Liegt der Aufenthalt unter 183 Tagen im Ausland, erfolgt die Zahlung durch einen deutschen Arbeitgeber und es besteht keine ausländische Betriebsstätte, bleibt die Steuerpflicht in Deutschland. Längere Aufenthalte oder Tätigkeiten wie Vertragsabschlüsse können jedoch ausländische Steuerpflichten auslösen – mit Risiko der Doppelbesteuerung. Zudem droht die Schaffung einer Betriebsstätte im Ausland, was dortige Unternehmenssteuern nach sich zieht. Eine sorgfältige Prüfung der DBA und steuerliche Beratung sind unerlässlich.

Sozialversicherung und Arbeitsrecht: Ein Balanceakt

Sozialversicherungsrechtlich gilt grundsätzlich das System des Arbeitslandes. Innerhalb der EU erlaubt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 Ausnahmen – bei kurzen Workations (ca. 4 Wochen) bleibt oft die deutsche Sozialversicherung bestehen. Bilaterale Abkommen, z.B. mit Österreich, bieten Flexibilität: Mitarbeiter können unter deutscher Sozialversicherung bleiben, wenn Telework im Ausland begrenzt ist. Außerhalb der EU greifen oft sofort lokale Pflichten, z.B. in Ländern, die zusätzliche private Versicherungen erfordern. Um sozialversicherungsrechtliche Klarheit zu gewährleisten, empfiehlt sich die Beantragung einer A1-Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung für jede Reise – dies schützt bei Arbeitsunfällen und anderen Fragen der Sozialversicherung.

Arbeitsrechtlich ist die Lage komplex. Innerhalb der EU bestimmt die Rom-I-Verordnung das anwendbare Recht – bei kurzen Aufenthalten gilt oft deutsches Recht, doch ein Günstigkeitsvergleich stellt sicher, dass bessere lokale Standards angewendet werden. Außerhalb der EU ist es einzelfallabhängig: Lokale Vorschriften zu Arbeitszeiten, Urlaub oder Kündigung können zwingend sein. Klare Verträge, die das anwendbare Recht und den Gerichtsstand festlegen, sind essenziell.

Einwanderung und Datenschutz: Weitere Hürden

Innerhalb der EU, EWR und Schweiz profitieren Mitarbeiter von der Freizügigkeit – ein gültiger Ausweis reicht. Außerhalb der EU können Visa oder spezielle Remote-Work-Genehmigungen erforderlich sein, z.B. in Ländern mit neuen „Remote Working“-Visa. Verstöße können zivil- oder strafrechtliche Folgen haben.

Datenschutz ist ein zentraler Aspekt. Die DSGVO gilt für EU-Mitarbeiter, doch bei Arbeit aus Nicht-EU-Ländern kommen lokale Gesetze hinzu. Eine fundierte Prüfung ist notwendig, die zwei Perspektiven berücksichtigt: a) Datenschutzstandards – wie robust sind die lokalen Datenschutzvorschriften? – und b) IT-Sicherheitsrisiken – wie hoch ist die Gefahr von Cyberkriminalität? Für deutsche Unternehmen mit vielen Tochtergesellschaften im EU-Ausland und Drittländern empfiehlt es sich, den DSGVO-Standard einheitlich anzuwenden. Besonders in Regionen, die als Hochrisikogebiete für Cyberangriffe gelten, ist die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust oder -diebstahl erhöht. Ergänzend werden geopolitische Risiken einbezogen, etwa durch Berücksichtigung von Reisehinweisen des Auswärtigen Amts, die auf Instabilitäten oder Naturkatastrophen hinweisen. Datenübertragungen in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss erfordern Standardvertragsklauseln, und sichere IT-Maßnahmen wie VPN-Nutzung sind unerlässlich, um Datenlecks zu verhindern.

Praktische Lösungen: So bleiben Sie compliant

Um diese Risiken zu meistern, sollten Unternehmen u.a. folgende Maßnahmen ergreifen:

  • Klare Richtlinien: Erlaubte Länder, internes Prüfungsverfahren, Aufenthaltsdauern und Tätigkeiten festlegen – hier ist die Zusammenarbeit insbesondere von Personal- und Rechtsabteilung gefragt!
  • Einzelfallprüfung: Jeden Mitarbeiter individuell prüfen – Technologie zur Überwachung von Arbeitsorten nutzen. Aus der Masse der Einzelfallprüfungen lässt sich früher oder eine eigene Wissensdatenbank erstellen als Grundlage für spätere Entscheidungen.
  • Expertenrat: Bei Unsicherheiten empfiehlt sich natürlich die Absicherung durch die entsprechende Beratung. Der Fokus der Berater sollte hier auf die Arbeit mit international tätigen Firmen liegen!
  • Datenschutz: DSGVO-konforme Prozesse etablieren, Länder auf Datenschutz- und IT-Sicherheitsrisiken prüfen, geopolitische Faktoren einbeziehen.
  • A1-Bescheinigung: Für jede Reise eine A1-Bescheinigung einholen, um sozialversicherungsrechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Ihr Stratege für Global Mobility

Grenzüberschreitende Remote-Arbeit bietet immense Chancen, doch nur mit sorgfältiger Planung. Steuern, Sozialversicherung, Arbeitsrecht, Einwanderung und Datenschutz erfordern ein tiefes Verständnis und vor allem die Erfahrung mit internationalen Regelungen. Mit fundierter Expertise in globaler Mobilität und Arbeitsrecht – von der Beratung japanischer Firmen bis hin zu Tech-Startups – können diese Hürden erfolgreich gemeistert werden. Kontaktieren Sie mich gern, um eine für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösung zu finden.


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