Mit Datum vom 17. Februar 2025 hat das BMF ein neues Schreiben zur Mitwirkungspflicht bei der Außenprüfung veröffentlicht. In diesem werden die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten von Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung gemäß § 5 Absatz 2 Satz 2 BpO 2000 behandelt. Im Folgenden werde ich die Ausführungen des BFM kurz ausführen.


Mitwirkungspflicht bei Außenprüfung – die wichtigsten Fakten:
 

  • Erweiterte Mitwirkungspflichten: Neue Regelungen erweitern die Mitwirkungspflichten und erfordern frühzeitige Beratung, um Risiken und Strafzahlungen zu minimieren.
  • Verstöße und Folgen: Es drohen Mitwirkungsverzögerungsgelder (75 € pro Tag, max. 150 Tage) und mögliche Zuschläge von bis zu 25.000 € täglich.
  • Verdacht auf Steuerstraftaten: Verdacht auf Steuerhinterziehung oder Ordnungswidrigkeiten muss der Prüfer melden. In diesem Fall darf die Mitwirkung nicht mehr erzwungen werden.


Rechte und Pflichten im Rahmen der Außenprüfung

Die steuerliche Außenprüfung dient der gerechten und einheitlichen Anwendung der Steuergesetze und kann sowohl zu Ihren Gunsten als auch zu Ihrem Nachteil erfolgen. Daher ist es wichtig, Ihre Rechte und Pflichten im Rahmen einer solchen Prüfung zu kennen.

Beginn der Außenprüfung

Vor Beginn der Außenprüfung erfolgt die Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung. Sofern wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Prüfungstermin sprechen, kann ein Antrag nach § 197 Abs.2 AO auf Verschiebung des Prüfungsbeginns gestellt werden.

Bei Rückfragen zur Prüfungsanordnung ist es möglich, sich an die zuständige Behörde unter Angabe des Namens der prüfenden Person zu wenden. Zudem kann es sinnvoll sein, die steuerliche Beratung über den Prüfungsbeginn zu informieren.

Die prüfende Person wird sich bei Ihnen mit Dienstausweis vorstellen (§ 198 AO). Grundsätzlich beginnt die Außenprüfung, sobald erste Ermittlungshandlungen vorgenommen werden. Falls eine Datenüberlassung gefordert wurde, beginnt die Außenprüfung spätestens mit der Auswertung der Daten (AEAO zu § 198 Nr. 1).

Ablauf der Außenprüfung

Sie sind verpflichtet, aktiv an der Prüfung mitzuwirken. Dies umfasst insbesondere:

  • Bereitstellung eines geeigneten Arbeitsplatzes oder Raums sowie erforderlicher Hilfsmittel für die prüfende Person (§ 200 Abs. 2 AO)
  • Vorlage aller relevanter Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und sonstiger Unterlagen, die für die Prüfung benötigt werden (§ 200 Abs. 1 AO)
  • Erteilung der erforderlichen Auskünfte, Erläuterung von Aufzeichnung
  • Benennung sachkundiger Auskunftspersonen, falls erforderlich

Falls Sie Ihre Unterlagen elektronisch aufbewahren, müssen Sie der prüfenden Person die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung stellen (§ 147 Abs. 5 AO). Außerdem kann die prüfende Person Zugriff auf Ihr DV-System fordern, um die dort gespeicherten Unterlagen zu überprüfen (unmittelbarer Datenzugriff, § 147 Abs. 6 S. 1 Nr. 1 AO). Sie sind in diesem Fall verpflichtet, die benötigten Geräte sowie fachkundiges Personal zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus kann verlangt werden, dass Sie Daten nach den Vorgaben der prüfenden Person maschinell auswerten oder diese über eine Datenaustauschplattform bereitstellen, sofern ein entsprechender Zugang gemäß § 87a Abs. 1 AO von der Finanzbehörde eröffnet wurde (Datenüberlassung, § 147 Abs. 6 S. 1 Nr. 2 und 3 AO).

Während der Prüfung wird die prüfende Person Sie über wichtige Feststellungen informieren, sofern dadurch der Prüfungsablauf nicht gestört wird, § 199 Abs. 2 AO.

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Mitwirkungspflichten?

Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht nach, kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen, allerdings frühestens 6 Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Zur Erfüllung haben Sie eine Frist von einem Monat nach Bekanntgabe, die in begründeten Fällen verlängert werden kann.

Kommen Sie Ihrer Pflicht innerhalb dieses Monats nicht nach, kann ein Mitwirkungsverzögerungsgeld sowie ein Zuschlag zum Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO festgesetzt werden:

  • Das Mitwirkungsverzögerungsgeld beträgt 75 Euro pro Tag der Verzögerung, für maximal 150 Tage.
  • Bei wirtschaftlich leistungsstarken oder wiederholt unkooperativen Steuerpflichtigen kann ein zusätzlicher Zuschlag von bis zu 25.000 Euro pro Tag erhoben werden.

Gegebenenfalls kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gemäß § 162 AO erfolgen, insbesondere dann, wenn der Sachverhalt in Ermangelung Ihres Aufklärungsbeitrags nicht vollständig ermittelt werden kann.

Ergebnis der Außenprüfung

Sollten sich steuerliche Änderungen ergeben, haben Sie nach § 201 AO das Recht auf eine Schlussbesprechung, in der die Prüfungsfeststellungen zusammengefasst erörtert werden.

Anschließend erhalten Sie bei einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen einen schriftlichen oder elektronischen Prüfungsbericht. Auf Wunsch wird Ihnen dieser Bericht vor seiner Auswertung zugesandt.

Falls einzelne Prüfungsfeststellungen schon vorher steuerlich ausgewertet werden, kann die Finanzbehörde einen Teilabschlussbescheid erlassen. In diesem Fall wird Ihnen ein gesonderter Teilprüfungsbericht nach § 202 Abs. 3 AO übermittelt, bevor der Bescheid ergeht. Gegen den Prüfungsbericht selbst können Sie keine Rechtsbehelfe einlegen – wohl aber gegen die darauf basierenden Steuer- oder Feststellungsbescheide (§ 202 AO).

Bei einer abgekürzten Außenprüfung entfällt die Schlussbesprechung. Die steuerlich erheblichen Feststellungen werden Ihnen mit den geänderten Steuerbescheiden mitgeteilt (§ 203 AO).

Elektronische Kommunikation im Rahmen der Außenprüfung

Beim Austausch elektronischer Daten mit der Finanzbehörde sollten Sie stets auf Datenschutz und Sicherheit achten:

  • Übermitteln Sie Daten passwortgeschützt und nutzen Sie geschützte Archivformate wie ZIP oder RAR.
  • Alternativ können BitLocker-verschlüsselte oder hardwareverschlüsselte Datenträger verwendet werden.
  • Die Finanzbehörden bieten oft sichere Datenaustauschplattformen an, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten.
  • Eine unverschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Einwilligung i.S.d. § 87a Abs. 1 Satz 3 AO möglich.

Besonderheiten bei Verdacht einer Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit

Steuerliche Außenprüfungen sind nicht selten Auslöser für steuerstrafrechtliche Ermittlungen. Falls während der Prüfung der Verdacht auf eine Steuerstraftat oder Ordnungswidrigkeit aufkommt, muss der Prüfer dies an die Bußgeld- und Strafsachenstelle des Finanzamts melden. Sie prüft, ob Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht oder eine andere steuerrechtliche Straftat vorliegt.

In dem Fall dürfen die Ermittlungen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt wurde (§ 397 AO). Wird also die Betriebsprüfung plötzlich unterbrochen, kann das ein Anzeichen sein, dass ein Ermittlungsverfahren eingeleitet wurde.

Wichtig bzgl. der Mitwirkungspflichten: Ihre Mitwirkung kann in dieser Situation nicht mehr erzwungen werden (vgl. § 393 Abs. 1 Satz 2 AO). Sie müssen aber auch bedenken, dass aus einer verweigerten Mitwirkung möglicherweise nachteilige Folgerungen für das Besteuerungsverfahren gezogen werden.

In der Praxis ergeben sich in diesem Zusammenhang häufig Probleme, wenn die Prüfer auch nach Auftreten eines Anfangsverdacht weiter Fragen stellen, was wiederum zu Aussagen führen kann, die sich im Nachhinein als nachteilig für Sie herausstellen.

Spätestens, wenn gegen Sie ein Steuerstrafverfahren eingeleitet wurde, sollten Sie dringend Rechtsbeistand unserer Kanzlei einholen. Denn dann drohen nicht nur erhebliche Nachzahlungen, sondern womöglich auch Freiheitsstrafen wegen Steuerhinterziehung.

Erweiterte Mitwirkungspflichten bei der Außenprüfung – Handeln Sie frühzeitig!

Mit der neuen Regelung des § 153 Abs. 4 AO werden die Mitwirkungspflichten für Steuerpflichtige deutlich ausgedehnt. Kontaktieren Sie mich gern, um sich rechtzeitig zur Außenprüfung und Ihren Mitwirkungspflichten beraten zu lassen.