In unserer täglichen Beratungspraxis stoßen wir immer wieder auf Verwirrung, wenn es um die unterschiedlichen Begrifflichkeiten rund um den "Standort" einer GmbH oder UG geht. Häufig werden Begriffe wie bspw. "Sitz", "Anschrift", "Satzungssitz", "Verwaltungssitz", "Ort der Geschäftsleitung" oder "Geschäftsanschrift" synonym und damit teilweise auch falsch verwendet. Das ist durchaus nachvollziehbar, da diese Fachbegriffe im ersten Moment sehr ähnlich klingen. Trotzdem haben sie eine unterschiedliche Bedeutung. Nachfolgend möchten wir Licht ins Dunkel bringen und einen Überblick über diese Unterschiede - aber auch Gemeinsamkeiten - geben:

1. Sitz bzw. Satzungssitz

Der Satzungssitz (vom GmbH-Gesetz nur als "Sitz" bezeichnet) ist der Ort im Inland (d.h. innerhalb der Bundesrepublik Deutschland), der im Gesellschaftsvertrag bestimmt wird. Er muss also zwingend in der Satzung genannt werden und gibt (vereinfacht) zu erkennen, wo die Gesellschaft "rechtlich ansässig" ist.

Der Satzungssitz ist für die Gesellschaft von zentraler Bedeutung. Da es sich um einen Ort im Inland handeln muss, folgt hieraus insbesondere, dass deutsches Recht anwendbar bzw. die Gründung einer deutschen GmbH (oder UG) beabsichtigt ist. Außerdem bestimmt sich hiernach bspw. die Zuständigkeit des  Registergerichts und - im Falle eines Rechtsstreits - ggf. des Prozessgerichts. Er muss auf Geschäftsbriefen der Gesellschaft angegeben werden und bestimmt auch grundsätzlich den Ort einer Gesellschafterversammlung - sofern nicht in der Satzung abweichend vereinbart. 

Apropos Satzung: Erforderlich ist gerade nicht die Angabe einer vollständigen Anschrift. Als Satzungssitz ist vielmehr nur ein Ortsname, also in der Regel der Name einer politischen Gemeinde, anzugeben.

2. Verwaltungssitz

Demgegenüber ist der Verwaltungssitz der Ort, an dem sich die Hauptverwaltung tatsächlich befindet. Es ist der Ort, an dem die grundlegenden Entscheidungen der Unternehmensleitung effektiv in laufende Geschäftsführungsakte umgesetzt werden. Er kann, muss aber nicht mit dem Satzungssitz übereinstimmen. Insbesondere kann der Verwaltungssitz auch im Ausland liegen. 

Am Verwaltungssitz befinden sich häufig die Büros der Geschäftsführung der Gesellschaft. Hier werden die wichtigen unternehmerischen Entscheidungen getroffen.

Anders als der Satzungssitz ergibt sich der Verwaltungssitz regelmäßig nicht aus dem Gesellschaftsvertrag sondern aus der tatsächlichen Organisation der Gesellschaft. Er wird daher auch nicht in das Handelsregister eingetragen.

3. Ort der Geschäftsleitung

Beim Ort der Geschäftsleitung handelt es sich um einen vorwiegend steuerrechtlichen Begriff. Gemeint ist hiermit der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung. Dieser ist dort, wo der für die Geschäftsführung maßgebliche Wille gebildet wird. Er kann, muss aber nicht mit dem Verwaltungssitz identisch sein. 

4. Inländische Geschäftsanschrift

Auch die inländische Geschäftsanschrift muss in das Handelsregister eingetragen werden. Sie dient vor allem dazu, Zustellungen an die Gesellschaft zu ermöglichen. Befindet sich der Verwaltungssitz im Inland, wird die inländische Geschäftsanschrift in der Regel mit ihm übereinstimmen. Zwingend ist das aber nicht. Sie kann vielmehr - im Inland - frei gewählt werden. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass unter der inländischen Geschäftsanschrift auch tatsächlich zugestellt werden kann.

Anzugeben sind Straße, Hausnummer, Ort und Postleitzahl. Ein Postfach allein genügt nicht, ein c/o-Zusatz ist aber grundsätzlich zulässig.

5. Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Satzungssitz, der Verwaltungssitz, der Ort der Geschäftsleitung und die inländische Geschäftsanschrift zwar ähnliche Funktionen erfüllen, aber grundsätzlich unterschiedliche Bedeutung und Anforderungen aufweisen. Alle vier Begriffe sind für die rechtliche und/oder steuerliche Einordnung von Relevanz, können aber je nach Kontext unterschiedliche Implikationen haben.

Dieser Artikel spiegelt die Rechtslage zum Zeitpunkt seiner Veröffentlichung wieder. Er wird nicht aktualisiert und vermag nur einen allgemeinen Überblick zu geben. Er kann und soll eine Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen.